در مدیریت مدرن، ارتباطات انسانی نقش کلیدی در موفقیت پروژهها دارد. ارسال ایمیل تبریک سال نو به اعضای تیم، فراتر از یک تشریفات اداری، ابزاری برای تقویت روحیه، افزایش حس تعلق سازمانی و یادآوری اهداف مشترک است. این کار به اعضای تیم نشان میدهد که مدیر پروژه یا سرپرست، برای شخصیت و زندگی شخصی آنها نیز ارزش قائل است و آنها را تنها به عنوان ابزار کار نمیبیند.
یک ایمیل تبریک حرفهای باید دارای موضوع (Subject) جذاب و گویا باشد. شروع ایمیل با نام و عنوان محترمانه گیرندگان، بدنه اصلی شامل پیام تبریک، تشکر از زحمات گذشته و نگاهی امیدوارانه به آینده، و در نهایت پایانبندی با آرزوی سلامتی و امضای رسمی تشکیل میشود. رعایت ایجاز و پرهیز از اطناب ممل، از اصول مهم نگارش ایمیلهای اداری است.
لحن ایمیل باید با فرهنگ سازمانی و نوع رابطه با تیم هماهنگ باشد. برای تیمهای استارتاپی و خلاق، لحنی صمیمی و دوستانه (ضمن حفظ احترام) انگیزهبخشتر است، در حالی که برای سازمانهای بزرگ و دولتی، لحنی رسمی و فاخر مناسبتر میباشد. شناخت مخاطب، کلید اثرگذاری پیام است.
بهترین زمان برای ارسال ایمیل تبریک به تیم کاری، آخرین روز کاری سال (برای بدرقه) یا اولین روز کاری سال جدید (برای استقبال) است. ارسال ایمیل در روزهای تعطیل رسمی ممکن است به عنوان عدم احترام به حریم شخصی و زمان استراحت کارکنان تلقی شود، مگر اینکه تنظیمات ارسال خودکار برای اول صبح روز کاری انجام شده باشد.
نوروز بهترین فرصت برای قدردانی از زحمات یک سال گذشته است. گنجاندن عبارات تشکرآمیز و اشاره به دستاوردهای تیم در متن تبریک، باعث افزایش انگیزه و وفاداری کارکنان میشود. حس دیده شدن و ارزشمند بودن، موتور محرک بهرهوری در سال جدید خواهد بود.
