پیام تبریک اداری باید کوتاه، رسمی و عاری از غلطهای نگارشی باشد. در عین حال، نباید خشک و بیروح باشد. اشاره به صفاتی مانند «اخلاق»، «امانتداری»، «صداقت» و «علم» که هم ویژگیهای پیامبر و امام صادق هستند و هم ارزشهای سازمانی محسوب میشوند، هوشمندی نویسنده را نشان میدهد.
ارسال پیام تبریک در مناسبتهای مهمی مثل ۱۷ ربیع، نشاندهنده احترام سازمان به باورهای دینی کارکنان و مشتریان است. این کار باعث تقویت فرهنگ سازمانی، ایجاد حس تعلق و بهبود روابط عمومی میشود.
پیام به همکاران میتواند کمی صمیمانهتر و متمرکز بر ارزشهای کاری (مثل تلاش و خدمت) باشد. اما پیام به مشتریان باید کوتاهتر، کلیتر و با محوریت آرزوی سلامتی و برکت باشد. در پیام مشتری، نام برند باید با ظرافت ذکر شود.
بهترین زمان برای ارسال پیامک یا ایمیل سازمانی، صبح روز عید یا عصر روز قبل از تعطیلی است. ارسال پیام در ساعات استراحت یا دیرهنگام، اثر منفی دارد.
استفاده از یک آیه کوتاه (مثل «و انک لعلی خلق عظیم») یا یک حدیث مدیریتی از امام صادق (ع) در ابتدای نامه اداری یا ایمیل، به پیام وزن و اعتبار میبخشد.
