کارمندان اداری و کارشناسان پرسنلی، ستون فقرات اجرایی هر سازمان محسوب میشوند. اگرچه ممکن است فعالیتهای آنان در نگاه اول روتین به نظر برسد، اما نظم، انضباط و جریان صحیح اطلاعات در رگهای سازمان، مدیون دقت و تلاش آنهاست. از صدور احکام و قراردادها گرفته تا مدیریت پروندهها، حضور و غیاب و رفاهیات، همگی بر عهده این قشر زحمتکش است که در روز ۲۵ فروردین (روز ملی منابع انسانی) از آنان تجلیل میشود.
یک کارمند اداری یا کارشناس پرسنلی موفق، باید مجموعهای از مهارتهای سخت و نرم را داشته باشد. تسلط بر قوانین کار و تامین اجتماعی، آشنایی با نرمافزارهای اداری (مانند آفیس و اتوماسیون)، مهارتهای نوشتاری برای تنظیم نامهها و صورتجلسات، و از همه مهمتر، مهارتهای ارتباطی و صبر و حوصله بالا برای پاسخگویی به ارباب رجوع و همکاران، از ضروریات این شغل است.
اگرچه این دو حوزه همپوشانی زیادی دارند، اما امور اداری و پرسنلی بیشتر بر جنبههای اجرایی، قانونی و عملیاتی تمرکز دارد (مانند حقوق و دستمزد، بایگانی، خدمات رفاهی)، در حالی که مدیریت منابع انسانی نگاهی استراتژیکتر به جذب، توسعه و فرهنگ سازمانی دارد. با این حال، کارشناسان پرسنلی بازوی اجرایی قدرتمند مدیریت منابع انسانی هستند و بدون آنها، استراتژیها عملیاتی نمیشوند.
کار در واحد کارگزینی و پرسنلی با چالشهای خاصی همراه است. حجم بالای کار در مقاطع خاص (مثل پایان ماه)، نیاز به دقت بسیار بالا در محاسبات و اسناد، مواجهه با نارضایتیهای احتمالی کارکنان و لزوم رازداری و امانتداری اطلاعات محرمانه پرسنل، فشار کاری مضاعفی را بر دوش این عزیزان میگذارد که شایسته تقدیر است.
یکی از وظایف مهم واحدهای اداری، ایجاد امنیت روانی و شغلی برای کارکنان است. تنظیم دقیق قراردادها، پرداخت به موقع حقوق و مزایا و رسیدگی عادلانه به درخواستها، حس اعتماد و تعلق خاطر را در کارکنان تقویت میکند. روز ۲۵ فروردین فرصتی است تا به یاد آوریم که نظم امروز سازمان، حاصل زحمات دیروز همکاران اداری است.
