اتوماسیون اداری (Office Automation) اصلی ترین کانال ارتباطی در سازمان ها و شرکت های ایرانی است. ارسال پیام تبریک سال نو از طریق این سیستم، فراتر از یک تعارف معمول، نشانه ای از فرهنگ سازمانی، احترام به سرمایه های انسانی و تقویت روحیه تعلق کارکنان است. این پیام ها معمولاً در آخرین روز کاری سال یا اولین روز کاری سال جدید ارسال می شوند.
متن تبریک در اتوماسیون باید کاملاً رسمی، کوتاه و عاری از غلط های نگارشی باشد. استفاده از القاب مناسب (جناب آقای، سرکار خانم، همکار گرامی)، اشاره به ارزش های سازمانی (تلاش، موفقیت، اهداف) و دعای خیر (سلامتی، بهروزی) از ارکان اصلی این متون هستند. لحن باید متین و موقر باشد.
اگرچه در سیستم های ارسال انبوه امکان نوشتن متن جداگانه برای هر فرد نیست، اما استفاده از (فیلدهای متغیر) برای درج نام گیرنده در ابتدای پیام، تاثیر روانی بسیار مثبتی دارد. پیامی که با (جناب آقای رضایی) شروع شود، بسیار موثرتر از پیامی است که با (همکار گرامی) شروع شود.
بهترین زمان ارسال پیام تبریک اداری، یکی دو روز قبل از شروع تعطیلات است تا کارکنان قبل از ترک محل کار آن را ببینند. ارسال پیام در روزهای تعطیل که کسی به سیستم دسترسی ندارد، اثرگذاری کمتری دارد مگر اینکه سیستم قابلیت ارسال پیامک (SMS) هم داشته باشد.
در ادارات دولتی و نهادهای رسمی، استفاده از مقدمه های مذهبی (بسم الله، احادیث کوتاه، دعای تحویل سال) و اشاره به ارزش های انقلاب و خدمت به مردم، بخش جدایی ناپذیر پیام های مناسبتی است و نشانه همسویی با فرهنگ عمومی کشور است.
