در نگارش نامههای اداری برای مناسبتهای مذهبی مانند محرم، رعایت چند اصل ضروری است. نخست، استفاده از سربرگ رسمی سازمان. دوم، لحن نامه باید کاملاً رسمی، مؤدبانه و خالی از اصطلاحات عامیانه باشد. سوم، استفاده از القاب کامل و احترامآمیز برای معصومین (مانند حضرت اباعبدالله الحسین علیه السلام) الزامی است. این نامهها معمولاً با ذکر نام خدا و سلام رسمی آغاز شده و با آرزوی توفیق و امضای فرستنده پایان مییابند.
ارسال پیام تسلیت به ریاست سازمان اغلب با اقدامات عملی همراه است. فضاسازی محیط اداری با پرچمهای مشکی، پخش صوت ملایم قرآن یا مداحی در زمانهای مناسب، و برگزاری مراسم کوتاه زیارت عاشورا قبل از شروع کار، نشاندهنده هویت دینی و فرهنگی یک سازمان در جمهوری اسلامی ایران است. این اقدامات باعث تقویت روحیه معنوی و همبستگی بین کارکنان میشود.
ماه محرم فرصتی عالی برای بازبینی اخلاق اداری بر اساس آموزههای عاشوراست. مفاهیمی مانند ایثار، فداکاری، راستگویی، مبارزه با فساد (امر به معروف و نهی از منکر)، و وفاداری به عهد که در کربلا به اوج رسید، باید در رفتار سازمانی مدیران و کارکنان تجلی یابد. پیامهای تسلیت اداری میتوانند یادآور این ارزشها باشند.
وقتی کارمندی به مقام مافوق (ریاست) تسلیت میگوید، باید جایگاه سلسله مراتب اداری حفظ شود. متن نباید بیش از حد صمیمی باشد. جملاتی مانند «به شما و خانواده محترمتان تسلیت میگویم» یا «امیدوارم در سایه توجهات آن حضرت موفق باشید» مناسب هستند. تمرکز باید بر تعظیم شعائر مذهبی و پیوند دادن آن با توفیق در خدمترسانی باشد.
عباراتی نظیر «حلول ماه محرم الحرام»، «ایام سوگواری سرور و سالار شهیدان»، «پیروزی خون بر شمشیر»، «تعظیم شعائر حسینی»، «مکتب عاشورا» و «التماس دعا» از کلیدواژههای پرکاربرد و وزین در مکاتبات اداری مرتبط با این ماه هستند.
