سردفتر اسناد رسمی، شخصیتی حقوقی است که با ابلاغ رئیس قوه قضاییه منصوب میشود و وظیفه تنظیم و ثبت اسناد رسمی را بر عهده دارد. سردفتران اگرچه به صورت خصوصی دفترخانه را اداره میکنند، اما مامور رسمی دولت محسوب میشوند و اسناد تنظیم شده توسط آنها در حکم اسناد و احکام دادگاهها لازمالاجراست.
اصطلاح «کاتب بالعدل» برگرفته از آیه ۲۸۲ سوره بقره (طولانیترین آیه قرآن) است که دستور میدهد هنگام معامله و قرض، نویسندهای عادل بین طرفین سند بنویسد. این آیه مبنای شرعی و فقهی تاسیس نهاد سردفتری در کشورهای اسلامی است و نشاندهنده اهمیت ثبت اسناد برای جلوگیری از نزاع است.
سند رسمی سندی است که در دفاتر اسناد رسمی یا توسط مامورین رسمی تنظیم میشود، در حالی که سند عادی (مثل قولنامه بنگاه) اعتبار کمتری دارد و قابل انکار و تردید است. اسناد رسمی بدون نیاز به حکم دادگاه قابل اجرا هستند و دولت تنها کسی را مالک میشناسد که ملک به نام او سند رسمی داشته باشد.
دفتریار، معاون سردفتر و نماینده سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در دفترخانه است. دفتریار نیز با پیشنهاد سردفتر و ابلاغ سازمان ثبت منصوب میشود و در غیاب سردفتر، مسئولیت امور را بر عهده دارد. امضای دفتریار روی اسناد، تاییدکننده جنبههای مالی و قانونی سند است.
یکی از مهمترین محورهای تحول قضایی در سالهای اخیر، طرح «الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول» است. هدف این طرح، پایان دادن به اعتبار اسناد عادی (قولنامهای) است تا جلوی زمینخواری، کلاهبرداری و فروش یک ملک به چند نفر گرفته شود. در این طرح، نقش دفاتر اسناد رسمی بسیار پررنگتر خواهد شد.
