پیام تبریک و خوشآمدگویی مدیر در اولین روز کاری سال، فراتر از یک تعارف اداری است. این پیام نقش کلیدی در «تنظیم مجدد» (Reset) فضای روانی سازمان دارد. کارکنانی که پس از تعطیلات طولانی با حس رخوت یا نگرانی به محل کار بازمیگردند، با دریافت پیامی امیدبخش و حمایتی از سوی رهبری، احساس ارزشمندی و تعلق خاطر پیدا میکنند. این پیام فرصتی است تا مدیر، اولویتها و ارزشهای اصلی سال جدید را به زبانی نرم و انگیزشی بیان کند.
یک پیام سازمانی خوب برای شروع سال باید ترکیبی از «اقتدار» و «صمیمیت» باشد. باید ضمن یادآوری اهداف و استانداردهای حرفهای، حس همدلی و قدردانی را نیز منتقل کند. استفاده از واژگان مثبت مثل «رشد»، «شکوفایی»، «همدلی» و «امید»، بار روانی مثبتی ایجاد میکند. همچنین، اشاره به نقش تکتک افراد در موفقیت کلی، باعث افزایش انگیزه و مسئولیتپذیری در کارکنان میشود.
ارسال پیام تبریک و برگزاری جلسات کوتاه خوشآمدگویی (Kick-off meeting) در روز ۱۴ فروردین، بخشی از فرهنگ سازمانی است. این آیینها کمک میکنند تا افراد سریعتر از فاز تعطیلات خارج شده و به فاز کاری بازگردند. تأکید بر ارزشهای مشترک و یادآوری موفقیتهای گذشته در این پیامها، انسجام تیمی را تقویت کرده و هویت جمعی سازمان را بازسازی میکند.
لحن پیام باید متناسب با فرهنگ سازمان و مخاطب باشد. برای سازمانهای بزرگ و دولتی، لحن رسمی و ادبی (با استفاده از کلمات فاخر) مناسبتر است، در حالی که برای استارتاپها و تیمهای کوچک، لحن صمیمانه و دوستانه (بدون شکستن حریمها) اثرگذاری بیشتری دارد. در هر دو حالت، رعایت ادب و احترام و پرهیز از لحن دستوری خشک ضروری است.
در شرایطی که ممکن است چالشهای اقتصادی وجود داشته باشد، پیام مدیر باید «لنگرگاه امید» باشد. مدیر نباید واقعیتها را انکار کند، اما باید بر توانایی تیم برای غلبه بر مشکلات تأکید نماید. عباراتی که نشاندهنده حمایت مدیریت از پرسنل و اطمینان به آینده روشن است، اضطراب کارکنان را کاهش داده و تمرکز آنها را بر کار افزایش میدهد.
