یک ایمیل تبریک رسمی باید دارای موضوع (Subject) مشخص و جذاب باشد. شروع ایمیل با خطاب قرار دادن محترمانه گیرندگان و سپس تبریک مناسبت آغاز میشود. بدنه ایمیل باید کوتاه، گویا و حاوی پیامهای مثبت و انگیزشی باشد. پایان ایمیل با تشکر و امضای رسمی فرستنده همراه است. رعایت نگارش صحیح فارسی و پرهیز از غلطهای املایی در ایمیلهای رسمی بسیار حیاتی است.
موضوع ایمیل اولین چیزی است که همکاران میبینند. عناوینی مانند «پیام تبریک نوروز»، «شادباش سال نو» یا «تبریک بهار طبیعت» مناسب هستند. یک موضوع خوب باعث میشود ایمیل در میان انبوه نامههای اداری دیده شود و حس خوبی را قبل از باز کردن پیام منتقل کند.
لحن ایمیل به فرهنگ سازمانی بستگی دارد. در شرکتهای استارتاپی و تیمهای پروژه جوان، لحن میتواند کمی صمیمیتر و دوستانهتر باشد، اما در سازمانهای دولتی و سنتی، رعایت تشریفات و ادبیات رسمی الزامی است. در هر حال، احترام و ادب باید شالوده اصلی متن باشد.
ایمیلهای تبریک معمولاً در آخرین روز کاری سال یا روز اول کاری سال جدید ارسال میشوند. ارسال ایمیل در روزهای تعطیل توصیه نمیشود، زیرا ممکن است خوانده نشود یا مزاحم استراحت پرسنل تلقی شود. برنامهریزی برای ارسال خودکار ایمیل در صبح اولین روز کاری، نشاندهنده مدیریت زمان شماست.
اگر برای تیمهای مختلف (فنی، فروش، پشتیبانی) ایمیل میفرستید، بهتر است متن را کمی متناسب با ماهیت کار آنها تغییر دهید. مثلاً برای تیم فروش آرزوی رکوردهای جدید و برای تیم فنی آرزوی خلاقیت و نوآوری کنید. این کار نشان میدهد که شما به نقش و جایگاه آنها آگاهید و برایشان ارزش قائلید.
