مکاتبه با مدیرعامل و مدیران ارشد نیازمند رعایت دقیق سلسله مراتب و ادب است. استفاده از عناوین کامل و احترامآمیز مانند جناب آقای، حضرتعالی و سرکار خانم ضروری است. متن پیام باید عاری از هرگونه شوخی یا کلمات عامیانه باشد و بر محور احترام، قدردانی و آرزوی موفقیت برای سازمان و شخص مدیر استوار باشد. این پیامها نشاندهنده بلوغ سازمانی و ادب کارمند است.
ارسال پیام تبریک به مدیران، نوعی اعلام حضور مثبت و احترام متقابل است. این کار نشان میدهد که کارمند به ارزشهای سازمان و جایگاه مدیریت واقف است. یک پیام تبریک وزین میتواند تصویر ذهنی مثبتی از کارمند در ذهن مدیر ایجاد کند و زمینهساز روابط کاری بهتر در سال جدید باشد.
در نگارش تبریک به مدیران، باید از واژگان فاخر و رسمی استفاده کرد. کلماتی مثل تدبیر، درایت، رهنمود، سایه مستدام و توفیقات، بار معنایی مثبتی دارند و جایگاه رهبری مدیر را تایید میکنند. پرهیز از تملق بیش از حد و حفظ صداقت در کلام، ارزش پیام را بالا میبرد.
اگر دسترسی مستقیم دارید (مثل واتساپ یا ایمیل مستقیم)، ارسال پیام در ساعات متعارف اداری یا اوایل روز عید مناسب است. اگر دسترسی مستقیم ندارید، ارسال کارت تبریک فیزیکی یا ایمیل به دفتر ریاست گزینه بهتری است. در سازمانهای بزرگ، معمولاً روابط عمومی پیامی از طرف کارکنان تنظیم میکند، اما پیام شخصی (در صورت امکان) تاثیرگذارتر است.
محتوای پیام باید حول سه محور باشد: تبریک سال نو، تشکر از زحمات و مدیریت سال گذشته، و آرزوی موفقیت برای سازمان در سال جدید. پیوند دادن موفقیت شخصی به موفقیت سازمان در پیام، نشاندهنده تعهد سازمانی کارمند است.
