در ساختار سازمانی مدرن، امنیت اطلاعات تنها وظیفه واحد IT نیست. هر کارمند به عنوان یک کاربر نهایی، دروازه بانی برای داده های سازمان محسوب میشود. رعایت اصول اولیه مانند عدم کلیک روی لینک های مشکوک، استفاده از پسوردهای قوی و از همه مهمتر، ذخیره سازی اطلاعات در بسترهای امن معرفی شده توسط سازمان، وظیفه ای شغلی و اخلاقی است.
بسیاری از کارمندان عادت دارند فایل های مهم را روی صفحه دسکتاپ ذخیره کنند. این خطرناک ترین مکان برای داده هاست. با سوختن هارد، خرابی ویندوز یا سرقت لپ تاپ، این اطلاعات برای همیشه از دست میروند. سیاست استاندارد سازمانی، ذخیره سازی روی سرورهای مرکزی است که دارای سیستم های بک آپ گیری خودکار (RAID) هستند.
هکرها همیشه از طریق فنی وارد نمیشوند؛ گاهی با یک تماس تلفنی یا ایمیل جعلی، کارمند را ترغیب به افشای رمز عبور یا باز کردن یک فایل مخرب میکنند. آموزش مستمر پرسنل و هوشیاری آنها در برابر مهندسی اجتماعی، مکمل سیستم های بک آپ گیری است تا از نشت یا تخریب عمدی اطلاعات جلوگیری شود.
همه اطلاعات ارزش یکسانی ندارند. کارمندان باید تفاوت بین اطلاعات عمومی، داخلی، محرمانه و خیلی محرمانه را بدانند. استراتژی بک آپ گیری و سطح دسترسی برای هر کدام از این طبقات متفاوت است. رعایت این طبقه بندی به واحد انفورماتیک کمک میکند تا منابع ذخیره سازی را بهینه مدیریت کند.
روز جهانی بک آپ در محیط کار، بهانه ای برای ترویج فرهنگ پیشگیری است. برگزاری مانورهای بازیابی اطلاعات و تست کردن بک آپ ها، باعث میشود تا در روز حادثه واقعی، سازمان دچار شوک و فلج عملیاتی نشود. آمادگی ذهنی پرسنل، نیمی از راه حل مدیریت بحران است.
