یک پیام تبریک اداری خوب باید کوتاه، محترمانه و شخصیسازی شده باشد. در پیامهای اس ام اسی برای همکاران، بهتر است از القاب رسمی (اگر رابطه رسمی است) یا لحن صمیمانه (اگر رابطه دوستانه است) استفاده کنید. اشاره به ویژگی خاص همکار (مثل دقت یا نظم) ارزش پیام را بیشتر میکند. مهمترین نکته در پیامهای مناسبتی، ارسال به موقع آن (در ساعات کاری) است.
تبریک مناسبتهای شغلی مانند روز آمار و برنامهریزی، نوعی «نوازش روانی» در محیط کار محسوب میشود. این کار ساده باعث ایجاد حس تعلق سازمانی، تقویت روابط بین فردی و افزایش انگیزه کارکنان میشود. وقتی همکار شما میبیند که تخصص و روزش برای شما مهم بوده، احساس ارزشمندی میکند و این انرژی مثبت به کل تیم منتقل میشود.
در ارسال پیامک تبریک به همکاران، باید مرزهای حرفهای را رعایت کرد. از ارسال پیامهای خیلی شوخ یا دارای کنایه به مدیران ارشد پرهیز کنید. همچنین، زمان ارسال پیام بسیار مهم است؛ ارسال پیام کاری در نیمه شب یا روز تعطیل (مگر در گروههای کاری غیررسمی) توصیه نمیشود. پاسخ دادن به پیامهای تبریک نیز نشانه ادب و حرفهایگری است.
در دنیای شلوغ امروز، پیامهای کوتاه و گزیده (Concise) شانس خوانده شدن بیشتری دارند. یک جمله کوتاه اما پرمغز مثل «دقت شما سرمایه ماست»، تاثیر بیشتری از یک متن طولانی و کلیشهای دارد. اختصار، نشانه احترام به وقت مخاطب است، به ویژه در روزهای شلوغ کاری مانند اول ماه.
تشخیص اینکه چه پیامی برای چه کسی مناسب است، نشاندهنده هوش هیجانی شماست. برای مافوق و مدیران، حتماً از لحن رسمی، افعال جمع و واژگان ادبی استفاده کنید. برای همردهها و دوستان نزدیک، لحن صمیمانه، شوخیهای ملایم و ایموجی (در صورت مجاز بودن در فرهنگ سازمان) باعث گرمی رابطه میشود.
